Beruf & Bildung

Erfolgsrezept sauberer Arbeitsplatz

Mannheim/Mainz - Der Blick auf den Schreibtisch genügt schon, um Stresshormone auszuschütten.

Ordnung hilft, einen klaren Kopf zu bekommen. (Bild: Schierenbeck/dpa/gms)

Da stapeln sich Papiertürme und ersticken die Arbeitsfläche im Chaos. Was nach viel Arbeit aussieht, ist in Wirklichkeit eine gefährliche Erfolgsbremse.

„Ordnung hat für effektives Arbeiten höchste Priorität”, sagt Lars Oldenbüttel, Sprecher des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement in Mannheim. Das Motto „wer suchet, der findet” ist im Berufs- und Büroleben fatal. „Suchzeit kostet Geld”, bestätigt Monika Finkbeiner vom Büromanagementservice in Mainz. Wenn man die gesamte Zeit, die ein unordentlicher Mensch mit Kramen und Suchen verbringt summiert, gehe eine hohe Anzahl an Arbeitsstunden verloren. „Außerdem muss man heutzutage sehr schnell auf Anfragen reagieren können”, sagt Oldenbüttel. Da bleibe keine Zeit zum Suchen.

Außerdem macht ein unordentlicher Schreibtisch einen unprofessionellen Eindruck, meint Oldenbüttel. Wer in einem Berg von Unterlagen versinkt, sehe auch seinen eigenen Arbeitserfolg nicht. Hinzu kommt, dass andere keine Chance haben, einen Überblick über das Arbeitsmaterial zu gewinnen. Das sei etwa bei der Übergabe an eine Urlaubsvertretung problematisch. Nicht zuletzt raubt die Unordnung aber auch die persönliche Motivation.

„Der morgendliche Blick auf den überfüllten Schreibtisch demotiviert von vorneherein”, sagt Thomas Fröhling, Leiter des deutschen Feng Shui Instituts (DFSI) in Freiburg-Au. „Das Chaos auf dem Schreibtisch spiegelt das Chaos im Kopf wieder”, sagt auch Monika Finkbeiner. Wer Zeit und Geld sparen möchte, braucht eine regelrechte Bürokultur, betont Jürgen Eritt, Leiter des Seminars für Logistik am Arbeitsplatz an der Universität Bremen. Das bedeutet erst einmal Aufräumen und Auslagern. Für die „Notaktion Schreibtisch” müsse man zwar einmal einige Stunden Zeit investieren, langfristig spare man aber umso mehr Arbeitszeit, argumentiert Monika Finkbeiner.

Auf den Tag des großen Reinemachens sollte man nicht warten, sondern am besten gleich loslegen. „Man kann seinen Papierkram auf verschiedenen Stapeln ordnen”, rät Finkbeiner. Der Stapel mit den wichtigen Unterlagen, die noch zu erledigen sind, gehört in direkte Griffnähe des Sitzplatzes. Vieles kann man aber auch wegschmeißen. „Was fertig ist, ist fertig und hat auf dem Schreibtisch nichts verloren”, rät Oldenbüttel.

Bei der Büroausstattung sei eine minimalistische Einrichtung sinnvoll. Nur die nötigsten Gegenstände wie Tisch, Stuhl und Ordnerwand schlägt Edith Stork vor, Beraterin für Büro-Organisation und Autorin mehrerer Bücher rund um das Thema Logistik im Büro. Die Auswahl der Büromöbel spielt durchaus eine Rolle: Jährlich gehen um die 70 Millionen Arbeitsstunden allein durch Rückenschmerzen verloren. Dagegen helfe ein bequemer Stuhl mit breiter Sitzfläche und in der richtig eingestellten Höhe, sagt Lars Oldenbüttel.

Geschlossene Regale für erledigte Akten sind Thomas Fröhling zufolge ebenso vorteilhaft: Denn wer ständig ungeordneten Papierkram sieht, der sitze immer zwischen Vergangenheit und Zukunft. Außerdem schlafe besser, wer abends seinen Schreibtisch leer räumt. Jeden Abend „reinen Tisch” zu machen, gehört zu den Maßnahmen, mit denen man Teamfähigkeit und Kostenminimierung steigert, sagt Stork. Systematisch im Blick zu behalten, was an Unterlagen im Büro ist, empfiehlt auch Edith Stork - von dem Moment, an dem die Post zur Tür herein kommt, bis zur Archivierung. Jeder der sich daran halte, gewinne jährlich 300 Arbeitsstunden.

Literatur: Susanne Roth: Einfach aufgeräumt! In 24 Stunden mit der Simplifiy-Methode das Chaos besiegen, Campus, ISBN 3-593-37758-6, 17,90 Euro; Edith Stork: Logistik im Büro. Unordnung kostet Geld, Beltz Weiterbildung, ISBN 3-407-36417-2, 22,90 Euro.

dpa-infocom

http://rhein-zeitung.de/on/05/07/07/service/berufbildung/t/rzo160484.html
Montag, 20. Juni 2005, 11:18 © RZ-Online GmbH (NewsDesk)
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