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Am Arbeitsplatz macht Ordnung vieles leichter

Solingen „Ordnung ist das halbe Leben” - das klingt nach gut gemeintem Ratschlag aus Großvaters Zeiten.

Kampf dem Chaos

Berge von Arbeit. (Bild: Schierenbeck/dpa/gms)

Zeitgemäßer wäre wohl: Optimierte Organisation steigert die Effizienz. Beides meint im Prinzip das gleiche - und gilt gerade am Arbeitsplatz.

Chaos auf dem Schreibtisch , in der Ablage oder im E-Mail-Postfach ist nicht nur ein optisches Problem: Es bremst auch das Tempo, mit dem vieles schneller erledigt werden könnte. „Ballast belastet”, fasst Susanne Roth, Expertin für Selbstmanagement, das Phänomen treffend zusammen.

Dem kann Renate Schmidt nur zustimmen: Einmal in der Woche, immer freitags, unterzieht sie selbst ihren Schreibtisch einem gründlichen Ordnungs-Check. „Dann kann man die neue Woche aufgeräumt anfangen”, sagt die Unternehmensberaterin aus Solingen. Etwa eine halbe bis eine Stunde Zeit wird dafür eingeplant.

„Ein zu voller Schreibtisch frisst wertvolle Arbeitszeit”, warnt auch die Sachbuch-Autorin Christina Zacker. Selbst wer genau weiß, in welchem Stapel er suchen muss, verliere unvermeidlich Zeit. Und falls jemals ein anderer sich in dem Chaos zurechtfinden muss, wird ihm die Arbeit sinnlos erschwert.

Ordnung am Arbeitsplatz fängt nach Renate Schmidts Erfahrung deshalb am Schreibtisch an. Er sollte daher auch in erster Linie ein eben solcher sein und nichts anderes. Individuelle Unterschiede sind erlaubt: Der eine will auf den silbernen Brieföffner nicht verzichten, die andere nicht auf Vase und Blumen. Aber grundsätzlich gilt: je weniger, je besser.

Genau das empfiehlt auch Susanne Roth: Lexika und Handbücher stehen dort in der Regel überflüssigerweise. Faxgeräte müssen weder auf noch direkt neben dem Schreibtisch stehen. Auch ein Scanner ist ein Platzfresser. Und CD-ROMs? „Je weniger Sie davon am Schreibtisch haben, umso besser”, empfiehlt die Expertin.

Streng genommen sollte auf ihm nur stehen und liegen, womit und worauf geschrieben wird, rät Renate Schmidt, die erst kürzlich ein Buch zum Thema „Besser organisieren” veröffentlicht hat. Bildschirm, Tastatur und Maus, Telefon, Block und Stifte seien die Grundausstattung. Alles andere gehört auf den Prüfstand: Maximal fünf weitere Gegenstände sollte man sich erlauben.

Susanne Roth plädiert aber auch über die Schreibtischoberfläche hinaus für radikale Lösungen bei der Arbeitsplatzgestaltung. Alles Überflüssige muss weg - und um besser einschätzen zu können, was verzichtbar ist, sich aber noch irgendwo versteckt, sollte zunächst aufgeräumt werden. Schubladen, Regale, Schränke, Tische, Fensterbänke am Arbeitsplatz werden dabei freigeräumt und dann durchforstet. Was nicht wirklich gebraucht wird, kommt sofort in den Müllkarton.

Auch Schubladen komplett auszuleeren, hat dabei Vorteile: „Man ist dann gezwungen, alles einmal in die Hand zu nehmen und zu entscheiden: Brauche ich das noch?” Was aufgehoben werden soll, aber nicht an den Arbeitsplatz gehört, sondern zum Beispiel in eine andere Abteilung, kommt in den nächsten Karton, Kleinkram wie Tesafilm, Stifte und Betriebsanleitungen in einen dritten. Ein weiterer Karton ist für Papiermüll reserviert. Denn auch die Unterlagen werden sinnvollerweise überprüft. Erfahrungsgemäß lässt sich dabei vieles entdecken, was längst im Altpapier besser aufgehoben wäre.

Anschließend wird systematisch wieder eingeräumt. Dabei gilt das Motto „Alles hat seinen festen Platz”. Wer an seinem Arbeitsplatz vom Ordner bis zum Locher sämtliche Gegenstände blind zurückstellen kann, spart die Zeit fürs Suchen. Das trägt zum allgemeinen Wohlbefinden bei: „Ich kenne viele, die ein unaufgeräumtes Büro haben”, sagt Susanne Roth, „aber niemanden, der glücklich damit wäre.” SERVICE-KASTEN: Regale und Schubladen entlasten den Schreibtisch

Vieles, was nicht auf den Schreibtisch gehört, findet am besten Platz in einem Regal. Dieses sollte in Schreibtischnähe stehen, so dass es mit ausgestrecktem Arm oder mit kurzem Aufstehen erreicht werden kann, empfiehlt die Unternehmensberaterin Renate Schmidt aus Solingen. Dorthin gehört alles, was oft, aber nicht täglich gebraucht wird, beispielsweise ein Duden und Fachlexika. Auch das Regal sollte aber nicht überladen werden.

Auch die Schubladen des Schreibtischs sollten genutzt werden. Gut aufgehoben sind dort Lineal, Radierer, Füllerpatronen, Briefmarken, Stifte. In die größeren Schubladen kommen Unterlagen, die schnell griffbereit sein müssen. Bei vielen verschiedenen Papieren - Formulare, Kurzmitteilungen, Briefpapier, Reisekostenabrechnungen - ist der Einsatz von Trennern sinnvoll. Nicht in die Schublade gehören Zeitschriften, in denen eventuell etwas nachgelesen werden soll, Nachschlagewerke oder Schriftstücke, die abgelegt werden sollen. Literatur: Susanne Roth: Einfach aufgeräumt, Campus, ISBN 3-593-37758-6, 17,90 Euro; Renate Schmidt/Pia Fohrer: Besser organisieren - 99 wirksame Tipps für mehr Überblick im Büro, Cornelsen, ISBN 3-589-23524-1, 14,95 Euro; Christina Zacker: Arbeit im Griff, Urania, ISBN 3-332-01507-9, 9,90 Euro. Von Andreas Heimann, dpa

dpa-infocom


http://rhein-zeitung.de/on/06/07/05/service/berufbildung/t/rzo259387.html
Mittwoch, 28. Juni 2006, 10:20 © RZ-Online GmbH (NewsDesk)
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