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Sonntag, 17. Dez. 17
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Weniger ist mehr: Mails werden oft zur Massenplage

Wien - E-Mails haben enorme Vor­teile: Sie sind schnell und lassen sich rund um die Welt schi­cken.

Mails als Massenplage

Bei vielen Berufs­täti­gen läuft das Mail­fach fast über - das hemmt die Arbeits­kraft. (Bild: Schie­ren­beck/dpa/tmn)

Der Empfän­ger muss nicht anwe­send sein, wenn die Nach­richt ankommt. Und auch Gra­fiken und Prä­sen­tatio­nen lassen sich anhän­gen. Alles toll also?.

„Nein, E-Mails haben auch eine dunkle Seite”, sagt Günter Weick, der in Wien lebt und Unter­neh­men in Sachen E-Mail-Effi­zienz berät: „Jede Mail ist ein Anschlag auf die Pro­duk­tivität eines anderen.” Bei vielen Arbeit­neh­mern sei inzwi­schen eine Schmerz­grenze über­schrit­ten.

„Da gibt es das dumpfe Gefühl, ständig Mails löschen zu müssen und nicht mehr zur eigent­lichen Arbeit zu kommen”, sagt Weick. In vielen Büros werde morgens als erstes der Rechner hoch­gefah­ren und auf die Mails geschaut. Dann gibt es oft Über­raschun­gen: „Viele Unter­neh­men haben zwar Spam-Filter, aber die Post­fächer sind trotz­dem über­füllt.” Das ist auch die Beo­bach­tung von Renate Schmidt: „Die E-Mail-Flut wird größer. Früher habe ich mich manch­mal gefreut, wenn ich morgens 3 Mails bekom­men hatte”, erzählt die Unter­neh­mens­bera­terin aus Solin­gen. „Heute habe ich nach einem Woche­nende manch­mal 300.”

Kommunizieren per Mail ist ver­füh­rerisch, sagt Weick: Was Mit­arbei­ter früher unkom­men­tiert gelas­sen hätten, werde jetzt zum Thema gemacht. Manche ver­zicht­bare Mail werde nur abge­schickt, weil jemand mög­lichst viele andere in Kennt­nis setzen will, um sich abzu­sichern. Das gilt vor allem für Mails an Vor­gesetzte. Chefs sollten deshalb klar­stel­len, dass sie nicht über jeden noch so kleinen Vorgang in Kennt­nis gesetzt werden möchten - sonst ist die Zahl der Mails, die sie bekom­men, bald unü­ber­schau­bar. Und so manches, was fir­men­intern kom­muni­ziert wird, muss nicht an alle gehen: „Früher reichte dafür auch das schwarze Brett”, sagt Schmidt.

Aber auch jeder ein­zelne Mit­arbei­ter kann etwas gegen die Mailflut tun. Ein erster Ansatz­punkt sei, stärker „emp­fän­ger­ori­entiert” zu denken, sich also zu fragen „Braucht der­jenige meine Mail wirk­lich?”. Vor allem müsse man sich klar­machen, dass jeder mit­bestimmt, wie viele Mails er bekommt: „Wer Mails sät, wird Mails ernten.” Die Zahl der Kopien zu ver­rin­gern, sei schon ein Schritt zur Pro­blem­lösung.

Nicht ständig auf das Postfach zu starren, sondern Mails ein- bis zweimal am Tag am Stück abzu­arbei­ten, emp­fiehlt Jürgen Kurz, Experte für Effi­zienz im Büro, der zu dem Thema gerade ein Buch ver­fasst hat. Akus­tische Signale für das Ein­tref­fen neuer Mails sollten aus­geschal­tet bleiben - das lenkt nach Kurz' Ein­schät­zung nur ab.

„Wir wirken alle kräftig daran mit, die Zahl der Mails nach oben zu treiben”, beklagt Renate Schmidt. „Alle beschwe­ren sich, dass ihre Zeit so knapp ist. Aber wer eine Spaß-Mail bekommt, leitet sie auch weiter.” Auch da kann Zurück­hal­tung helfen, Kapa­zitäten zu gewin­nen.

Literatur: Jürgen Kurz: Für immer auf­geräumt. Zwanzig Prozent mehr Effi­zienz im Büro, Gabal, ISBN 978-3-89749-735-1, 19,90 Euro; Günter Weick, Wolf­gang Schur: Wenn E-Mails nerven, Eich­born, ISBN 978-3-8218-5952-1, 14,95 Euro; Mike Song: Die Hamster-Revo­lution, Vier Stra­tegien gegen das täg­liche E-Mail-Chaos, Gabal, ISBN 978-3-89749-769-6, 19,90 Euro. Von Andreas Heimann, dpa

dpa-infocom


http://rhein-zeitung.de/on/08/05/26/service/berufbildung/t/rzo428331.html
Montag, 26. Mai 2008, 10:21 © RZ-Online GmbH (NewsDesk)
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