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Etikette-Tipps für die perfekte E-Mail

München Die E-Mail hat nicht den besten Ruf.

Oft wird ihr vorgeworfen, in Massen aufzutreten und zur Plage zu werden. Und auch sonst muss sie sich einiges vorhalten lassen.

Dabei hat sich manches im E-Mail-Verkehr, was Etikette-Wächter bemängeln, inzwischen gebessert. Es bleibt aber noch viel zu tun. «Heute werden Regeln beim E-Mail-Verkehr durch die Bank stärker beachtet», sagt Prof. Jürgen Plate. «Am Anfang vor 25 Jahren war der Kreis der E-Mail-Nutzer noch sehr überschaubar», erzählt der Wissenschaftler von der Hochschule München. «Da kannte man sich, alle haben sich geduzt.» Inzwischen sei die E-Mail dagegen Standard-Kommunikationsmittel, und mit dem Duzen sei es vorbei.

Längst nicht mehr üblich, außer vielleicht unter Jugendlichen, ist der geballte Einsatz von Abkürzungen: Kryptische Kürzel im Geschäftsverkehr seien auch extrem unhöflich, gibt Michael Klein, Business-Etikette-Trainer aus Essen, zu bedenken.

Auch andere Phänomene aus der Frühzeit des Mail-Verkehrs sind eher weniger geworden: «Der überhöhte Gebrauch von Emoticons wirkt inzwischen peinlich», sagt Prof. Plate. Die Mail sei so zu behandeln wie Fax oder Brief - im beruflichen Umfeld fallen lustige Zeichenkombination einfach aus dem Rahmen.

Auf die Anrede zu verzichten, sei ebenfalls ein Etikette-Verstoß - auch über der Mail sollte «Lieber Herr Müller» stehen. Sich kurz zu fassen, ist dagegen sowohl höflich als auch pragmatisch: «Angesichts der vielen Mails, die man bekommt, ist es immer besser, knapp zu formulieren», sagt Prof. Plate.

Problematisch ist auch, die Nachricht ausschließlich in die Betreffzeile zu packen. Das sei im privaten Mail-Verkehr in Ordnung, wenn sich Absender und Empfänger kennen, sagt Martina Dressel, Expertin für E-Mail-Etikette aus dem sächsischen Freital. «Das geht nicht in offizieller Geschäftskorrespondenz.»

Lästig und nach wie vor verbreitet sei die Unsitte, ganze Adressketten in das betreffende Adressfeld zu schreiben. Das sei nicht nur aus Datenschutzgründen bedenklich, sagt Dressel. Schließlich werden auf diese Weise Dutzende von Mail-Adressen offengelegt. Es sei vor allem ein Problem, wenn einer der Empfänger einen Virus auf dem Rechner hat und sich dieser per Mail dann an die übrigen Angeschriebenen verbreiten kann.

Auch bei der Signatur am Ende der eigenen Mail ist Kürze gefragt. Fehlen sollte die Signatur in keinem Fall. Um einen professionellen Eindruck zu machen, sollten berufliche Mails auch immer vom Account am Arbeitsplatz verschickt werden. «Private und geschäftliche Mails trennt man am besten strikt.» Das hilft auch, arbeitsrechtlichen Ärger zu vermeiden: Viele Arbeitgeber erlauben die private Nutzung des Accounts schließlich gar nicht. Kurz und knackig formulieren Auf alles, was dem Gegenüber unnötige Arbeit macht, sollte verzichtet werden. Das gilt zum einen für die Länge der Mail, sagt Michael Klein, Experte für Business-Etikette in Essen. Auch das Schriftbild sollte keine Mühe machen: «Pergamenthintergrund verbietet sich von selbst.» Am besten sei klassische schwarze Schrift auf weißem Grund. Zu empfehlen sei außerdem, die Mail logisch zu strukturieren. Dabei helfen zum einen Absätze.

Vernünftig ist aber auch zu überlegen, was genau mitgeteilt werden soll. Weil sich Mails so schnell verschicken lassen, sei die Versuchung groß, darüber nicht nachzudenken und einfach eine weitere zu schreiben, wenn etwas vergessen wurde. «Da ist ein bisschen Disziplin schon sehr hilfreich.»

dpa-infocom


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