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Postleitzahlen für Serienbriefe richtig formatieren

Meerbusch Viele PC-Benutzer verwalten mit der Tabellenkalkulation Excel ihre Adresslisten.

In Kombination mit der Textverarbeitung Word lassen sich schnell Serienbriefe erstellen. Nur bei Postleitzahlen mit einer null am Anfang wird es knifflig.

Die nötigen Daten für einen Serienbrief sind auf Knopfdruck aus Excel exportiert. Bei Postleitzahlen, die mit der Ziffer Null beginnen, kommt es allerdings mitunter zu Schwierigkeiten: Excel entfernt die führende Null, so wird beispielsweise aus der Postleitzahl «09127» die falsche Postleitzahl «9127».

Das lässt sich mit einem Trick verhindern. Die Umstellung des Zahlenformats allein reicht aber nicht, wenn die Adressliste später in Word als Adressquelle für Serienbriefe dienen soll. Denn Word liest die reinen Zahlenwerte (also ohne führende Null) aus. Damit die Kooperation klappt, müssen die Zahlenwerte ins Textformat umgewandelt werden.

Am besten geht das über eine Hilfsspalte: Stehen die Postleitzahlen in Spalte A, lassen sie sich in Spalte B ins Textformat bringen. Hierzu die Formel =TEXT(A1; «00000») anwenden. Auf diese Weise wird die Postleitzahl in Zelle A1 in einen Text mit genau fünf Zeichen umgewandelt.

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